دور نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS وابعاده وانعكساته في اعداد وتنفيذ السياسة المالية الحكومية
مسار الاتصال / مديرية ادارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS.
مع دخول نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFMISمرحلة التطبيق العملي الفعلي في الوزارات والدوائر الحكومية الريادية (وزارة المالية، دائرة الموازنة العامة، وزارة التخطيط والتعاون الدولي، دائرة الابنية الحكومية، وزارة التربية والتعليم، مديرية مالية محافظة الزرقاء) بالاضافة الى عدد من الدوائر والوزارات الحكومية المشمولة بالمرحلة الاولى من الانتشار.
تنتهز ادارة المشروع ممثلة بمعالي وزير المالية وعطوفة امين عام وزارة المالية وادارة مشروع نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية مناسبة حلول العام الجديد بالتقدم لكافة المعنيين في الوزارات والدوائر الحكوميةبخالص الشكر والتقدير على الجهود الكبيرة للانجازات المتحققة على صعيد مراحل تطبيق نظام ادراة المعلومات المالية الحكومية وعلى الجهود الدؤوبة المبذولة للالتزام بتنفيذ الخطط الموضوعة على كافة المحاور ومسارات العمل بالنظام لتحقيق الاهداف المرجوة ضمن مدة زمنية قياسية اتسمت بالعمل بروح الفريق الواحد وتسخير كافة الطاقات البشرية والامكانات الفنية والتي ساهمت مجتمعة في الوصول الى هذه المرحلة المتقدمة من تطبيق النظام مقرونة بالشكر والتقدير الموصول لكافة مستخدمي النظام والى فريق عمل ادارة المشروع على هذا الانجاز.
نلقي الضوء من خلال هذا الموضوع على اهم المزايا التي،وفرها ويوفرها نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFMISودوره وآثاره وانعكساته وابعاده على مستوى اعداد وتنفيذ السياسة المالية الحكومية وعلى راسمي تلك السياسات ومستخدمي النظام.
يعتبر نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFMISأحد أنظمة تخطيط موارد الأعمال (ERP)، والتي تعرّف كبرمجيات جاهزة قابلة للتكييف، وتتكون من أنظمة فرعية تخدم وظائف متعددة، منها على سبيل الذكرلا الحصر أنظمة المدفوعات والمقبوضات والمحاسبة والمشتريات والموازنة والمشاريع. والتي تم تصميمها بناءً على مسح لإجراءات الأعمال في أحسن الممارسات لضمان تكامل المعلومات والإجراءات، مما يمكن الوزارات والمؤسسات من استخدام وإدارة مواردها المعلوماتية والمادية والبشرية بفعالية وكفاءة عن طريق توفير حل متكامل لكافة حاجاتها المتعلقة بمعالجة المعلومات.
ويمثل تطبيق نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS في الاردن تحولاً جوهرياً في الأساليب المتبعة لتنفيذ العمليات المالية والمحاسبية في الوزارات والدوائر الحكومية، بالانتقال من العمل بالأساليب التقليدية كاستخدام السجلات اليدوية أو أنظمة المعلوماتية المالية الغير مترابطة، واستبدالها بنظام إدارة معلومات مالية حكومي موحد ومتكامل يتوافق مع معايير المحاسبة الدولية للقطاع العام والممارسات الفضلى في هذا المجال يهدف الى رفع كفاءة عمليات تخطيط وإدارة الموارد المالية الحكومية؛ دعماً لعمليات الإصلاح الإداري والمالي الحكومي لتحسين ما يلي:
1. الشفافية والتوافق مع الممارسات الفضلى العالمية فيما يخص عمليات إعداد الموازنة ومتابعة تنفيذها.
2. الالتزام بمواعد إعداد وإصدار التقارير المالية ودقتها في جميع المستويات الحكومية.
3. تنفيذ الموازنة بما يتوافق ومخصصاتها بالتأكيد على أن تكون ضمن حدود الإنفاق ومحددات توفر النقد.
4. الدقة وملائمة التوقيت للعمليات البنكية وتقديم التقارير عن الإيرادات المحصلة.
5. توفير المعلومات الخاصة بالإدارة المالية وتنفيذ الموازنة للجهات التنفيذية والتشريعية المعنية باتخاذ القرارات.
6. تحقيق الاستدامة المالية من خلال إدارة النقد بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
حيث يعمل النظام في الوزارات والدوائر الحكومية المسؤولة عن الإنفاق وتحصيل الإيرادات من مشاركة المعلومات التي تنتج خلال تنفيذ إجراءاتها المالية مع كل من وزارة المالية ودائرة الموازنة العامة بشكل مباشر، ليتم تتبع مسار الإنفاق ومسار المقبوضات في جميع مراحله وتحسين عملية التخطيط والمراقبة خلال إعداد وتنفيذ الموازنة العامة للدولة، والذي ينعكس ايجابا على مخرجات هذه الجهات، مثل تحسين الأداء وزيادة دقة المعلومات المالية، وتوفيرها في الوقت المناسب، كما يؤثر على كفاءة العمليات المالية وعلى استجابتها ومرونتها ودعم عملية صنع القرارات وضمان جودة الخدمات المالية الحكومية. ويوفر بيئة معلوماتية آمنة ومتكاملة لعمليات الإدارة المالية على اختلافها بشكل يتيح انتقالاً سريعاً للمعلومات فيما بين الوزارات والدوائر الحكومية، وتأمين بيئة متكاملة تتوفر فيها المعلومة بشكل آني ودقيق لكافة الأطراف المعنية على اختلاف مواقعهم الجغرافية والوظائف التي يشغلونها، مما يوفر الأثر المباشر في رفع مستوى كفاءة وفعالية الإجراءات المالية التي تنفذ خلال المراحل المختلفة لإعداد وتنفيذ قانون الموازنة العامة للدولة.
وفيما يلي وبشكل مفصل اهم آثار وانعكسات تطبيقات نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS في اعداد وتنفيذ السياسة المالية الحكومية:
رفع مستوى الدقة في تقديرات الموازنة
- توفير البيانات التاريخية للإيرادات والنفقات بشكل متكامل على النظام.
- يوفر النظام العديد من الأدوات التي تساعد في:
1. التنبؤ بمدى تأثير المؤشرات الاقتصادية على تقديرات الموازنة.
2. المساعدة على تقليل نسب الانحراف بين تقديرات الموازنة والمبالغ الفعلية لبنود الموازنة.
3. المساهمة في الحد من عمليات المناقلة المالية.
4. تحقيق الأهداف المؤسسية بكفاءة من خلال تنفيذ المشاريع المقرة في قانون الموازنة العام.
رفع كفاءة وفعالية عمليات إعداد الموازنات الحكومية
تسهيل عمليات إعداد الموازنات الحكومية واختصار الوقت والجهد والتكلفة خلال مراحل الإعداد، حيث يمكن حصر أبرز هذه النواحي كما يلي:
- إعداد مشاريع الموازنة بطرق معيارية وموحدة من قبل كافة الوزارات والدوائر الحكومية المعنية باستخدام النظام.
- ربط عمليات التخطيط مع عمليات إعداد الموازنة لتحقيق الأهداف.
- إعداد جداول تشكيلات الوظائف بواسطة النظام وتضمين تقديرات التكاليف الجارية للرواتب في مشاريع الموازنات بشكل متكامل.
- التوقف عن إدخال بيانات مشاريع موازنات الوزارات والدوائر الحكومية في دائرة الموازنة العامة من قبل محلل الموازنة.
- تقديم مشاريع موازنات الوزارات والدوائر الحكومية إلى دائرة الموازنة العامة بواسطة النظام دون الحاجة إلى استخدام الطرق التقليدية لإرسالها.
- تبسيط عمليات المراجعة والتعديل على النسخ الأولية من مشروع قانون الموازنة نتيجة النقاشات التي تتم خلال مراحل الإعداد، حيث يتم التعديل على النظام بشكل مباشر.
مأسسة عمليات متابعة وتقييم الأداء المؤسسي
يساهم تطبيق نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS في تعزيز الممارسات الحالية نحو مأسسة عمليات متابعة وتقييم الأداء المؤسسي من خلال:
- توفير نظام المتابعة والتقييم للأهداف الوطنية والمؤسسية والبرامج والمشاريع الواردة في موازنات الوزارات والدوائر.
- توفير نظام يسهل عمليات إعداد الأطر اللازمة لمتابعة وتقييم الأداء وتحديد المؤشرات اللازمة لقياس مستويات الانجاز في المشاريع والنشاطات المقرة في الموازنات لتحقيق النتائج المستهدفة.
- إدخال القيم الفعلية للانجاز على النظام واستخراج التقارير التي توضح مستويات الانجاز ومدى تحقق النتائج المستهدفة والتنبه بأي انحرافات.
رفع فعالية عمليات إدارة التخطيط النقدي من خلال:
- توفير البيانات المالية الدقيقة والآنية لإعداد الخطط المالية وخطط التدفقات النقدية من خلال ربط نظام المدفوعات ونظام المقبوضات مع نظام إدارة النقد ليتم تحديث هذه الخطط بشكل مباشر بأرصدة النفقات والإيرادات الفعلية.
- إعداد خطة التدفقات النقدية بشكل آلي باستخدام النظام.
- إعداد السقوف المالية باستخدام النظام مما يتيح استخدام امثل للنقد المتوفر.
تسهيل عمليات تنفيذ الموازنة من خلال:
- توفير المعلومات الدقيقة والآنية لاتخاذ قرارات التخصيص المناسبة بما يتوافق مع الأولويات الوطنية.
- توفير آلية واضحة ومحددة لتقديم طلبات تنفيذ الموازنة بطرق معيارية وموحدة من قبل كافة الوزارات والدوائر الحكومية (الأوامر المالية الخاصة، والحوالات المالية، والمناقلات المالية، حوالات نقل العهدة).
- توفير نظام سير العمل لإعداد هذه الطلبات في الوزارات والدوائر الحكومية واستكمال الموافقات اللازمة بشكل آلي في دائرة الموازنة العامة.
- توفير الوقت والجهد والتكلفة خلال تقديم طلبات تنفيذ الموازنة والموافقة عليها.
رفع فعالية عمليات الشراء الحكومي وتوفير آلية واضحة لمتابعة طلبات الشراء واستلام السلع والخدمات من خلال:
- إجراء عملية التأكد من توفر المخصصات اللازمة للشراء على النظام بربطها مع عمليات تخصيصات الموازنة.
- يوفر النظام إمكانية إرفاق أي وثائق ذات علاقة مع طلب الشراء، مثل المواصفات الفنية للأشغال المطلوبة، و طلبات الشراء المستخرجة من النظام والموقعة يدوياً.
- يوفر النظام إمكانية متابعة ومراقبة موقف طلبات الشراء، وذلك من خلال إعطاء الموافقات على هذه الطلبات آلياً، وعملية الالتزام بالمبالغ المالية لغايات الشراء.
- يوفير النظام مرجعية تاريخية لسجلات الشراء تساهم في تقديم التقارير والبيانات الإحصائية لمشتريات الوزارات والدوائر الحكومية.
رفع كفاءة وفعالية تنفيذ إجراءات دفع المطالبات المالية من خلال توفير ما يلي:
- ربط أوامر الشراء مع المطالبات المالية على النظام.
- ربط نظام المدفوعات مع نظام إدارة النقد لتوفير السقوف المالية للدفع من أرصدة الحسابات الصفرية وتحديث الخطط المالية بشكل مباشر بأرصدة النفقات الفعلية.
- يوفر النظام إمكانية التحقق من توفر رصيد مخصصات إضافة إلى الرصيد الحر للحوالة المالية/ الحوالة المالية الفرعية واحتساب/ تسجيل الاقتطاعات.
- إمكانية استخدام النظام للحصول على الموافقات على مستند صرف النفقات لغايات الإجازة بشكل كامل.
- يقوم النظام بشكل آلي بإغلاق قيود الالتزام وتسجيل مستند صرف النفقات في الدفاتر المحاسبية وتحديث دفتر اليومية وسجل مراقبة المخصصات.
- إمكانية معالجة الفواتير باستخدام النظام في حال لم يتم إدخالها بشكل مسبق مع شرط توفر المخصصات للغاية التي أنشئت النفقة من اجلها.
- ربط كافة الوزارات والدوائر الحكومية مع وزارة المالية لتظهر معلومات الإنفاق الفعلي بشكل مباشر.
اختصار الوقت والجهد في حصر مبالغ إيرادات الخزينة من خلال:
- ربط كافة المراكز المالية مع وزارة المالية لتظهر أرصدة المبالغ المحصلة فيها بشكل مباشر حال تسجيلها.
- متابعة وتسوية المقبوضات على النظام بشكل يومي.
- عدم الحاجة إلى طباعة وإرسال الخلاصات المالية.
تحسين الرقابة الذاتية والوقائية للعمليات المالية والحد من الأخطاء من خلال ما يلي:
- تهيئة النظام بقواعد العمل والمتطلبات التشريعية المعمول بها والتي لا يمكن تجاوزها.
- يوفر النظام العديد من نقاط الفحص سواء كانت آلية تنفذ بشكل تلقائي أو عن طريق تسلسل سير العمل حسب صلاحيات المراجعة المحددة للمستخدمين.
تحسين نوعية البيانات و المعلومات من حيث الدقة، والشمولية، والتوافق من خلال:
- حصر كافة البيانات المالية التي تنج خلال عمليات إعداد وتنفيذ الموازنة العامة للدولة وما يتخللها من عمليات مشتريات ومقبوضات ومدفوعات.
- إمكانية الاستعلام على أي معلومة مالية في أي وقت والحصول عليها بشكل دقيق ومباشر.
- توفير مرجعية تاريخه للمعلومات المالية على قاعدة بيانات موحدة.
- يوفر النظام العديد من التقارير التحليلية التي يمكن الحصول عليها في أي وقت للمساهمة في دعم عمليات اتخاذ القرارات.
- إمكانية الحصول على التقارير المالية باللغة العربية والانجليزية وبعدة عملات.
تعزيز الشفافية من خلال:
- يوفر النظام المعلومات المالية والإحصائية والتقارير المتنوعة للمساهمة في عمليات التحليل واتخاذ القرارات.
- تصميم النظام بما يتواءم مع المتطلبات التشريعية المعمول بها والممارسات الفضلى العالمية في إعداد وتنفيذ الموازنات والعمليات المالية.
- يوفر النظام الأدوات اللازمة لحصر وحفظ المعلومات المالية المتعلقة بإيرادات ومدفوعات الدولة التي تنتج خلال مراحل تنفيذ الموازنة العامة المقرة والمشورة وتوفير التقارير المالية حولها.
رفع كفاءة عمليات إعداد الحساب الختامي للدولة من خلال ما يلي:
- تحديد الفائض/ العجز السنوي والتراكمي باستخدام النظام.
- تحديد موازنة التمويل الفعلية باستخدام النظام.
- إعداد بيان المركز النقدي السنوي باستخدام النظام.
- تبسيط وتسهيل عمليات إعداد التقارير المالية والجداول الملحقة بالحساب الختامي.
تحسين الخدمات المالية الحكومية من خلال
- توفير العديد من المزايا والعمليات الآلية التي من شأنها تبسيط إجراءات تقديم الخدمات المالية الحكومية.
- اختصار الوقت والجهد اللازم في إدخال نفس البيانات أكثر من مرة.
- توفير التكامل بين كافة العمليات المالية الرئيسية.
- توفير القنوات اللازمة لتدفق البيانات والمعلومات بين الجهات المختلفة المعنية بتطبيق النظام.
- توفير قاعدة بيانات آمنة لحصر وتخزين المعلومات المالية ليتم الرجوع إليها بسهولة ويسر في أي وقت.
- الحد من نقاط الاختناق التي قد تنتج في بعض الحالات خلال تطبيق الإجراءات المالية الحكومية.
- رفع مستوى التنسيق بين الجهات المعنية بتنفيذ الإجراءات المالية.
توفير البنية التحتية التكنولوجية الآمنة والمتطورة من خلال:
- توفير قاعدة بيانات أمنة لحصر وتخزين المعلومات المالية ليتم الرجوع إليها بسهولة ويسر وفي أي وقت.
- توفير البنية التحتية الحديثة والمتطورة مثل الخوادم وشبكات الاتصال وأجهزة الحاسوب.
- اعتماد الأساليب الحديثة لضمان الحماية القصوى للبيانات والمعلومات المالية.
- وضع الخطط والاحتياطات اللازمة لمواجهة الكوارث.
