عند محاولة تنظيم مستند إقتطاعات والتي تم تحصيلها من خلال مستندات صرف مدخلة سابقا، فإن النظام لا يقبل ويُخضع المعاملة (الفاتورة)
إن نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS هو نظام متكامل ومترابط، وهذا الترابط لا يكتمل إلا ببعض الاجراءات اللازمة، ولتوفير الرصيد المقتطع من المستندات السابقة على المستخدم المعني أن يقوم بتشغيل البرنامجين التاليين ضمن المعاملات والتواريخ المناسبة:
- تكوين المحاسبة.
- تحويل قيود اليومية إلى الأستاذ العام.
عندها سيقوم النظام بنقل جميع البيانات (القيود والأحداث المحاسبية) من نظام المدفوعات إلى نظام الاستاذ العام وهذا سيوفر الرصيد اللازم لصرف دفعة الإقتطاعات.
