كيف تتم عملية الشراء الخاصة بالأشغال والخدمات الفنية؟

تغطي هذه العملية الإجراءات الخاصة بشراء الأشغال والخدمات الفنية بناءً على احتياجات الدوائر الحكومية، حيث تتم هذه العملية إما في الدائرة الحكومية أو في دائرة العطاءات الحكومية أو في دائرة الأبنية الحكومية (وكل حسب اختصاصه وصلاحياته)، وتشمل طرح العطاءات والإحالة وإصدار أوامر الشراء ومتابعة التنفيذ ولغاية استلام الأشغال والخدمات الفنية عن طريق (الجهة المعنية بالاستلام/ لجان الاستلام) وتقارير الإنجاز الفعلي وسيكون سير اجراءات هذه العملية وفق ما يلي:

1. يقوم رئيس وحدة الشراء بتحديد الجهة الحكومية المسؤولة عن تنفيذ عملية الشراء وفقاً لأحكام نظام الأشغال الحكومية رقم (71) لسنة 1986 وتعديلاته والتعليمات الصادرة بموجبه حيث يوجد العديد من العوامل التي تؤثر على الجهة الحكومية المسؤولة عن تنفيذ عملية الشراء (على سبيل الذكر لا الحصر ما يلي : )

• صلاحيات الشراء المبنية على القيمة التقديرية للأشغال والخدمات الفنية المطلوبة.
• الإمكانيات الفنية لقسم المشتريات التابع للدائرة الطالبة.
• طبيعة الأعمال والخدمات المطلوبة.
• الاتفاقيات الدولية.
• شروط الممولين الخارجيين.

1. تقوم الجهة المعنية بالشراء بإعداد "بيان الأشغال والمواصفات الفنية والشروط الخاصة والتكلفة التقديرية" وهو ما يتطلب:

• ‌الحصول على جميع الموافقات الداخلية اللازمة لكافة احتياجات الشراء الجديدة.
• تحديد الأشغال والخدمات الفنية اللازمة.
• جمع أي مواصفات فنية وشروط خاصة لهذه الخدمات من الجهة الطالبة في الدائرة الحكومية بموجب وثيقة الشروط المرجعية.

1. يقوم طالب الشراء بتسجيل بيان الأشغال المطلوب تنفيذها في النظام وفقاً للموافقات والمعلومات المتوفرة. ويتم إرفاق المواصفات الفنية للأشغال والخدمات المطلوبة كمرفقات لـ "طلب الشراء" والذي ينشأ عنه مستند التزام مالي.

1. التأكد الياً من توفر المخصصات المتوفره في الموازنة أو في حساب الامانات والمطلوبه لشراء الاشغال والخدمات الفنية المسجله في طلب الشراء من خلال استخدام خاصية "فحص الاموال" في النظام وفي حالة توفر المخصصات اللازمة يقوم طالب الشراء بحجز قيمة طلب الشراء وارسالها اليا للاعتماد حيث ينشأ عندها اليا قيد الالتزام في النظام.

*مدين: مصروفات التزام (طلب الشراء)

دائن مخصص الالتزامات (طلب الشراء)

*القيد الخاص بالتزامات طلب الشراء من حساب الامانات.

• مدين حساب امانات التزام (طلب الشراء)
• دائن مخصص الالتزامات (طلب الشراء)

في حالة توفر المخصصات اللازمة يقوم طالب الشراء بحجز قيمة طلب الشراء وإرساله آلياً للاعتماد.

1. يقوم طالب الشراء بطباعة "مستند الالتزام" و"طلب الشراء" من النظام ويرفقهما مع الوثائق المعززة المطلوبة لغايات المراجعة والحصول على التواقيع المطلوبة.

1. تقوم وحدة الشراء أو موظف الشراء (لجان العطاءات المركزية) في دوائر الشراء المركزية بتشغيل برنامج سحب طلبات الشراء وطباعة تقرير طلب الشراء المجمع فقط في حال ان الشراء يتم عن طريق دائرة العطاءات الحكومية.

1. تبدأ لجان الشراء/ لجان العطاءات المركزية إجراءات الشراء بمرحلة الإعلان عن الأشغال والخدمات الفنية المطلوبة لتمر بمرحلة طرح العطاءات وتنتهي بإصدار "قرار الإحالة" إلى المتعهد الذي سيتولى عملية التنفيذ.

1. تقوم وحدة الشراء بإدخال بيانات عروض الأسعار والتأمينات والضمانات التي تقدم بها المناقصون إلى النظام.

1. تصدر وحدة الشراء "إشعار التبليغ بالإحالة" إلى المتعهد.

1. يقوم موظف الشراء بإصدار "أمر الشراء" من النظام، مرفقاً به قرار الإحالة.

1. تقوم لجنة الاستلام/ الجهة المعنية بالاستلام باستلام الأعمال وتنظيم تقرير "محضر تسلم الأشغال"، حيث يتم ترقيم الوثيقة من قبل النظام.

يقوم الموظف المختص بالاستلام بتسجيل بيانات الأعمال التي تم تنفيذها (سواء كان التنفيذ جزئي أو كلي) في النظام بناء على البيانات الموجودة في تقرير "محضر تسلم الأشغال".