خاصية "تمكين التنظيمات" في اتفاقيات الشراء العامة الشاملة تمكن المستخدم من منح وحدات التشغيل في الوزارات والدوائر صلاحية استخدام الاتفاقية التي أنشأتها الدائرة المركزية في عمليات الشراء

تمكن شاشة حركات الاستلام المستخدم من أن يطلع على جميع المعلومات الخاصة بالاستلام كالمورد والوحدة التشغيلية، بالإضافة إلى معرفة رقم وصل الاستلام وحالة الفحص

نظام التكوين الآلي يسهل انشاء المستندات عن طريق الحركات البسيطة من اختيار قنوات الشراء وإضافة موردين وترك النظام ليقوم بالباقي. حيث يوفر على المستخدم الوقت والجهد في إعادة إدخال البيانات مرة أخرى، كما يضمن عكس الاتزام المالي بين طلب الشراء وأمر الشراء.

تمكن شاشة حركات الاستلام المستخدم من أن يطلع على جميع المعلومات الخاصة بالاستلام كالمورد والوحدة التشغيلية، بالإضافة إلى معرفة رقم وصل الاستلام وحالة الفحص

خاصية "تمكين التنظيمات" في اتفاقيات الشراء العامة الشاملة تمكن المستخدم من منح وحدات التشغيل في الوزارات والدوائر صلاحية استخدام الاتفاقية التي أنشأتها الدائرة المركزية في عمليات الشراء

نظام التكوين الآلي يسهل انشاء المستندات عن طريق الحركات البسيطة من اختيار قنوات الشراء وإضافة موردين وترك النظام ليقوم بالباقي. حيث يوفر على المستخدم الوقت والجهد في إعادة إدخال البيانات مرة أخرى، كما يضمن عكس الاتزام المالي بين طلب الشراء وأمر الشراء.

يتكون المنصب الوظيفي على نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS  من ستة مقاطع وهي بالترتيب كما يلي :

1.    نوع التعيين او التوظيف (مصنف ،غير مصنف،عقد)

2.    الفئة

3.    المجموعة الوظيفية

4.    رمز الوظيفة

5.    اسم الوظيفة

6.    اسم المديرية في الوزارة او الدائرة

البيانات المطلوبة لادخال تعيينات الموظفين على النظام تشمل المديرية والمنصب والوظيفة وحالة التعيين والدرجة وهي بيانات مهمة سيتم الرجوع اليها عند اعداد جدول التشكيلات.

يتم تصنيف المشاريع على النحو التالي:

1. مشروع اهداف وطنية
2. مشروع اهداف مؤسسية
3. مشروع برنامج
4. مشروع الرأسمالية
5. مشروع مؤشرات قياس الأداء (الوطنية، مؤسسية، البرنامج).

هو عدم ربط المشاريع الرأسمالية بالبرنامج الذي يحققه من خلال الحقل الخاصة بعميلة الربط.

• يتم مطابقة سطور كشف البنك بهذا التاريخ.
• يتم انشاء قيود النقود المنقولة في نظام الاستاذ العام بهذا التاريخ

نعم, من خلال شاشة كشوف البنك وتسويتها , وبعد التأشير على السطر المراد مطابقته.يتم النقر غلى زر (متاح )---وتحديد مدى البحث من خلال الحقول المتاحة .والتأشير على الحركات المراد مطابقتها.

عدم تعبئة الحقول المرنة الخاصة بالشيكات .

اختلاف فترة تصنيف الفيش البنكية في نظام المقبوضات عنها في نظام الاستاذ العام.

على المستخدم المعني بتعريف مورد جديد على نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS، أن يقوم أولا بالتأكد قطعيا بأن المورد غير معرف على النظام، وذلك من خلال الاستعلام الحثيث عن الإسم وتجاهل الحروف الحساسة (كالهمزة أو التاء مربوطة مثلا) واستبدالها بالرمز (%) والتي يقوم مقام جميع الأحرف، وبعد التأكد يقوم بتعريف المورد الجديد، ولمعالجة الأسماء المتكرارة يمكن للمستخدم القيام بتنفيذ عملية "دمج الموردين".

إن نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS هو نظام متكامل ومترابط، وهذا الترابط لا يكتمل إلا ببعض الاجراءات اللازمة، ولتوفير الرصيد المقتطع من المستندات السابقة على المستخدم المعني أن يقوم بتشغيل البرنامجين التاليين ضمن المعاملات والتواريخ المناسبة:

• تكوين المحاسبة.
• تحويل قيود اليومية إلى الأستاذ العام.

عندها سيقوم النظام بنقل جميع البيانات (القيود والأحداث المحاسبية) من نظام المدفوعات إلى نظام الاستاذ العام وهذا سيوفر الرصيد اللازم لصرف دفعة الإقتطاعات.

1. إجمالي الوظائف حسب نظام الخدمة المدنية والأنظمة الخاصة لسنة (....)         
2. إجمالي الوظائف المصنفة حسب الفئات لسنة (....).
3. خلاصة الوظائف المصنفة للفئة الأولى/ الثانية وحسب الدرجة لسنة (....).
4. إجمالي الوظائف غير المصنفة حسب الفئات لسنة (....).
5. خلاصة الوظائف غير المصنفة للفئة الأولى/ الثانية/ الثالثة وحسب الدرجة لسنة (....).
6. خلاصة الوظائف بعقود لسنة (....).
7. خلاصة وظائف الوزارات والدوائر الحكومية/ الأنظمة الخاصة لسنة (....).
8. تقديرات التكاليف    الدوائر والوحدات الحكومية 
9. جداول التشكيلات   الدوائر والوحدات الحكومية

1. يقوم مدير الموارد البشرية في الدائرة/ الوحدة الحكومية باستخدام النظام لإعداد مقترح جداول تشكيلات الوظائف، والذي يتضمن الحركات الوظيفية المتوقعة مثل عدد حالات إنهاء الخدمات، والترقيات المتوقع حدوثها خلال السنة المالية القادمة... إلخ.
2. يستخدم مدير الموارد البشرية في الدائرة/ الوحدة الحكومية النظام لإرسال مقترح جداول تشكيلات الوظائف لدائرة الموازنة العامة، كما يتم إرسال نسخة إلى ديوان الخدمة المدنية واللجنة الفنية للحصول على الموافقات اللازمة.

*تقوم دائرة الموازنة العامة بتوفير نماذج يتم استخدامها من قبل الدوائر والوحدات الحكومية التي لا تستخدم النظام لتعبئة البيانات الخاصة بها، ويعاد تسليم النماذج لدائرة الموازنة العامة ليتم تحميلها على النظام.

1. يقوم محلل الموازنة باستخدام النظام لتقييم أرصدة تشكيلات الوظائف المقدرة (التعداد المقدر لكل الوظائف) والدرجات والسنة لدى الدوائر والوحدات الحكومية.
2. يستخدم محلل الموازنة النظام لتطبيق تحليل "ماذا لو" باستخدام النظام لاحتساب الكلفة التقديرية للرواتب والعلاوات.
3. يقوم محلل الموازنة بمناقشة وتقديم التوصيات حول تقديرات تشكيلات الوظائف وتكاليفها، بالتعاون مع اللجنة الفنية.
4. يقوم محلل الموازنة باستخدام النظام لتنفيذ التوصيات المقدمة من اللجنة الفنية والمقرة بشكل نهائي من اللجنة المركزية لشؤون الموظفين.
5. يعمل محلل الموازنة على تحديث جداول تشكيلات الوظائف بناء على التوصيات المقرة من اللجنة المركزية، ومن ثم يُرفع مشروع نظام تشكيلات الوظائف لمدير عام دائرة الموازنة العامة ومن ثم للوزير.
6. يقوم الوزير برفع مشروع نظام تشكيلات الوظائف لمجلس الوزراء لمناقشته وإقراره وإعادته لدائرة الموازنة العامة لإجراء أية تعديلات عليه بناء على مقترحات التعديلات المقدمة من مجلس الوزراء بناء على المناقشات التي تمت.
7. يقوم دولة رئيس الوزراء برفع مشروع نظام تشكيلات الوظائف إلى صاحب الجلالة ليتفضل بتوشيحه بالإرادة الملكية السامية وتعتبر هذه العملية هي نقطة النهاية في إقرار نظام التشكيلات وفقاً لأحكام الدستور.
8. بعد إقرار المشروع بشكله النهائي، يقوم موظف الحاسوب في دائرة الموازنة العامة بتثبيت نظام تشكيلات الوظائف المقر في النظام وعند ذلك لا يجوز إجراء أية تعديلات على البيانات الواردة في نظام التشكيلات.
9. باستخدام النظام، يقوم موظف الحاسوب في دائرة الموازنة العامة بمطابقة بيانات الموازنة المقرة مع بيانات إدارة تشكيلات الوظائف القائمة في النظام، والتي يجب أن تكون معكوسة بالأصل على قانون الموازنة أثناء مراحل إعداد وإقرار قانون الموازنة.
10. يقوم مدير الموارد البشرية في الدائرة/ الوحدة الحكومية بتحديث تفاصيل الموظفين بناء على التغييرات التي حدثت في أي وظيفة أو درجة أو سنة.

1. يقوم موظف الحاسوب في دائرة الموازنة العامة بإدامة المناصب الوظيفية وبيانات الإعداد على النظام.
2. يقوم محلل الموازنة في دائرة الموازنة العامة بتحديث أو إضافة أية تفاصيل متعلقة بحركات الموظفين (الترفيع/ تغيير المسمى الوظيفي/ النقل/ الشواغر/ الإحداثات المطلوبة) في النظام.
3. يقوم مدير الموارد البشرية في الدائرة/ الوحدة الحكومية بتحديث بيانات الوظائف المشغولة والشواغر (المنسب بها) في النظام وذلك لكل درجة في الدائرة الحكومية.
4. عند إشغال أي منصب شاغر، يقوم مدير الموارد البشرية في الدائرة/ الوحدة الحكومية بتحديث تفاصيل الإشغال (تفاصيل شاغل الوظيفة) في النظام.
5. يعمل مدير الموارد البشرية في الدائرة/ الوحدة الحكومية على تحديث حالات الإشغال التي تمت نتيجة الحركات الوظيفية المعتمدة من قبل دائرة الموازنة العامة (الترفيعات/ تغيير مسمى وظيفي) في تلك الدائرة/ الوحدة الحكومية في النظام.
6. يقوم مدير الموارد البشرية في الدائرة/ الوحدة الحكومية باستخدام النظام لربط الموظفين مع حسابات النفقات أو المشاريع أو البرامج ليتم رفعها إلى دائرة الموازنة العامة لأخذ الموافقات اللازمة.

*تقوم دائرة الموازنة العامة بتوفير نماذج يتم استخدامها من قبل الدوائر والوحدات الحكومية التي لا تستخدم النظام لتعبئة البيانات الخاصة بها، ويعاد تسليم النماذج لدائرة الموازنة العامة ليتم تحميلها على النظام.

1.         يقوم المدير المالي في الدائرة المالكة باستخدام النظام لإعداد "مستند الالتزام" بالقيمة المتاحة والمرصودة في الموازنة.

2.         يقوم الأمين العام المختص في الدائرة المالكة باستخدام النظام لمراجعة "مستند الالتزام" المصدر وإعطاء الموافقة عليه.

*إذا تجاوز "مستند الالتزام" مبلغ (10000) عشرة آلاف دينار، يقوم النظام آلياً بإحالته إلى محلل الموازنة في دائرة الموازنة العامة لأخذ الموافقات اللازمة ومن ثم إعادته آلياً إلى الدائرة المالكة لاستكمال الإجراءات المطلوبة.

1.         بعد ذلك تتم عملية طرح العطاء وتقوم الدائرة المحيلة للعطاء - إن لم تكن هي نفسها الدائرة المنفذة - بإبلاغ الدائرتين المنفذة والمالكة بإحالة العطاء.

2.         يقوم المدير المالي في الدائرة المالكة باستخدام النظام بإعداد ’تفويض بالموازنة‘ ومن ثم إحالة التفويض لأمين عام الدائرة المالكة.

3.         يقوم الأمين العام المختص في الدائرة المالكة باستخدام النظام لمراجعة ’التفويض بالموازنة‘ وإعطاء الموافقة عليه ليتم ترحيل القيود آليا حيث يقوم النظام بإلغاء الالتزام عن المبلغ الفائض عن قيمة تفويض الموازنة.

4.         لدى استلام الموافقة على ’تفويض الموازنة‘ في الدائرة المنفذة، تقوم الجهة المعنية بالشراء باستخدام النظام لإصدار "أمر الشراء" للمورد/ المتعهد.

5.         تستلم الدائرة المنفذة المطالبة من المورد/ المتعهد، لتقوم الجهة المعنية بالاستلام بمقارنتها بالشروط الواردة في قرار الإحالة أو أمر الشراء، ويتم تسجيل المطالبة في النظام.

*تتعرف الدائرة المالكة على تفاصيل "مستند الصرف – الفاتورة" المدخلة في النظام من قبل الدائرة المنفذة من خلال الخطة المالية، وتقوم باستخدام النظام لإصدار ’الحوالة المالية‘ (عند الحاجة) حسب الإجراءات المذكورة في عملية رقم 7.4.4.2 "إجراءات عملية إصدار الحوالة المالية "المتاح للصرف"" من الفصل الرابع "تنفيذ الموازنة" ضمن الباب الثاني "الموازنة".

1.         يقوم المدير المالي في الدائرة المالكة باستخدام النظام لإعداد "حوالة نقل العهدة" ويحيلها إلى الأمين العام المختص.

2.         يقوم الأمين العام المختص في الدائرة المالكة باستخدام النظام لمراجعة "حوالة نقل العهدة" وإعطاء الموافقة عليها، ومن ثم يحيلها إلى دائرة الموازنة العامة.

3.         يقوم محلل الموازنة باستخدام النظام لمراجعة "حوالة نقل العهدة" وإحالتها إلى مدير القطاع.

4.         يقوم مدير القطاع في دائرة الموازنة العامة باستخدام النظام لمراجعة "حوالة نقل العهدة" وإعطاء الموافقة عليها ومن ثم إحالتها إلى المدير العام لأخذ الموافقة.

5.         يقوم مدير عام دائرة الموازنة العامة باستخدام النظام لإعطاء الموافقة على "حوالة نقل العهدة".

1.         قانون الموازنة العامة وقانون الوحدات الحكومية.

2.         قانون تنظيم الموازنة العامة وتعديلاته رقم (58) لسنة 2008.

3.         نظام تشكيلات الوزارات والدوائر الحكومية.

4.         النظام المالي رقم (3) لسنة 1994م.

5.         نظام اللوازم العامة رقم (32) لسنة 1993.

6.         نظام الأشغال الحكومية رقم (71) لسنة 1986 وتعديلاته.

7.         قرارات مجلس الوزراء الموقر.

1. يقوم محلل الموازنة في دائرة الموازنة العامة باستخدام النظام لإعداد الأمر المالي العام لـ (12/1) من المخصصات الجارية لتغطية النفقات الجارية للدوائر الحكومية التابعة له.
2. يقوم محلل الموازنة في دائرة الموازنة العامة باستخدام النظام لإحالة الأمر المالي العام لـ (1/12) من المخصصات الجارية إلى مدير القطاع للموافقة عليه.

*سيتضمن نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية آلية خاصة لتسلسل سير الموافقات بالإضافة إلى الموافقات اليدوية.

1. يقوم مدير القطاع في دائرة الموازنة العامة باستخدام النظام لمراجعة الأمر المالي العام لـ (1/12) من المخصصات الجارية وإعطاء الموافقة عليه، ومن ثم إحالته إلى المدير العام.
2. يقوم المدير العام في دائرة الموازنة العامة باستخدام النظام لإعطاء الموافقة على الأمر المالي العام لـ (1/12) من المخصصات الجارية وإعطاء الموافقة عليه، ومن ثم إحالته إلى الوزير.
3. يقوم الوزير باستخدام النظام للمصادقة على الأمر المالي العام المصدر لـ (1/12) من المخصصات الجارية.
4. بالإضافة إلى قيام محلل الموازنة بتوزيع وثيقة "الأمر المالي العام المصدر لـ (1/12) من المخصصات الجارية" الموافق عليها إلى الدوائر والوحدات الحكومية، يمكن لأي من الجهات المعنية التي تستخدم النظام القيام بطباعة المستند المطلوب حسب الصلاحيات المعطاة.

تغطي هذه العملية الإجراءات الخاصة بشراء الأشغال والخدمات الفنية بناءً على احتياجات الدوائر الحكومية، حيث تتم هذه العملية إما في الدائرة الحكومية أو في دائرة العطاءات الحكومية أو في دائرة الأبنية الحكومية (وكل حسب اختصاصه وصلاحياته)، وتشمل طرح العطاءات والإحالة وإصدار أوامر الشراء ومتابعة التنفيذ ولغاية استلام الأشغال والخدمات الفنية عن طريق (الجهة المعنية بالاستلام/ لجان الاستلام) وتقارير الإنجاز الفعلي وسيكون سير اجراءات هذه العملية وفق ما يلي:

1. يقوم رئيس وحدة الشراء بتحديد الجهة الحكومية المسؤولة عن تنفيذ عملية الشراء وفقاً لأحكام نظام الأشغال الحكومية رقم (71) لسنة 1986 وتعديلاته والتعليمات الصادرة بموجبه حيث يوجد العديد من العوامل التي تؤثر على الجهة الحكومية المسؤولة عن تنفيذ عملية الشراء (على سبيل الذكر لا الحصر ما يلي : )

• صلاحيات الشراء المبنية على القيمة التقديرية للأشغال والخدمات الفنية المطلوبة.
• الإمكانيات الفنية لقسم المشتريات التابع للدائرة الطالبة.
• طبيعة الأعمال والخدمات المطلوبة.
• الاتفاقيات الدولية.
• شروط الممولين الخارجيين.

1. تقوم الجهة المعنية بالشراء بإعداد "بيان الأشغال والمواصفات الفنية والشروط الخاصة والتكلفة التقديرية" وهو ما يتطلب:

• ‌الحصول على جميع الموافقات الداخلية اللازمة لكافة احتياجات الشراء الجديدة.
• تحديد الأشغال والخدمات الفنية اللازمة.
• جمع أي مواصفات فنية وشروط خاصة لهذه الخدمات من الجهة الطالبة في الدائرة الحكومية بموجب وثيقة الشروط المرجعية.

1. يقوم طالب الشراء بتسجيل بيان الأشغال المطلوب تنفيذها في النظام وفقاً للموافقات والمعلومات المتوفرة. ويتم إرفاق المواصفات الفنية للأشغال والخدمات المطلوبة كمرفقات لـ "طلب الشراء" والذي ينشأ عنه مستند التزام مالي.

1. التأكد الياً من توفر المخصصات المتوفره في الموازنة أو في حساب الامانات والمطلوبه لشراء الاشغال والخدمات الفنية المسجله في طلب الشراء من خلال استخدام خاصية "فحص الاموال" في النظام وفي حالة توفر المخصصات اللازمة يقوم طالب الشراء بحجز قيمة طلب الشراء وارسالها اليا للاعتماد حيث ينشأ عندها اليا قيد الالتزام في النظام.

*مدين: مصروفات التزام (طلب الشراء)

دائن مخصص الالتزامات (طلب الشراء)

*القيد الخاص بالتزامات طلب الشراء من حساب الامانات.

• مدين حساب امانات التزام (طلب الشراء)
• دائن مخصص الالتزامات (طلب الشراء)

في حالة توفر المخصصات اللازمة يقوم طالب الشراء بحجز قيمة طلب الشراء وإرساله آلياً للاعتماد.

1. يقوم طالب الشراء بطباعة "مستند الالتزام" و"طلب الشراء" من النظام ويرفقهما مع الوثائق المعززة المطلوبة لغايات المراجعة والحصول على التواقيع المطلوبة.

1. تقوم وحدة الشراء أو موظف الشراء (لجان العطاءات المركزية) في دوائر الشراء المركزية بتشغيل برنامج سحب طلبات الشراء وطباعة تقرير طلب الشراء المجمع فقط في حال ان الشراء يتم عن طريق دائرة العطاءات الحكومية.

1. تبدأ لجان الشراء/ لجان العطاءات المركزية إجراءات الشراء بمرحلة الإعلان عن الأشغال والخدمات الفنية المطلوبة لتمر بمرحلة طرح العطاءات وتنتهي بإصدار "قرار الإحالة" إلى المتعهد الذي سيتولى عملية التنفيذ.

1. تقوم وحدة الشراء بإدخال بيانات عروض الأسعار والتأمينات والضمانات التي تقدم بها المناقصون إلى النظام.

1. تصدر وحدة الشراء "إشعار التبليغ بالإحالة" إلى المتعهد.

1. يقوم موظف الشراء بإصدار "أمر الشراء" من النظام، مرفقاً به قرار الإحالة.

1. تقوم لجنة الاستلام/ الجهة المعنية بالاستلام باستلام الأعمال وتنظيم تقرير "محضر تسلم الأشغال"، حيث يتم ترقيم الوثيقة من قبل النظام.

يقوم الموظف المختص بالاستلام بتسجيل بيانات الأعمال التي تم تنفيذها (سواء كان التنفيذ جزئي أو كلي) في النظام بناء على البيانات الموجودة في تقرير "محضر تسلم الأشغال".

• يراعى تعبئة تفاصيل طلب السقف المالي (جاري،رأسمالي،تسديدات القروض) في حقل التفاصيل في شاشة السقف المالي كما يتم في الاجراءات الحالية (النسخة الورقية).

مراعاة رصيد السقف المالي غير المستخدم قبل طلب السقف المالي من خلال الاطلاع على البيانات المالية المتاحة في شاشة وتقرير السقف المالي.

التأكد من تعبئة بيانات الدين العام في الحقول المعدة لهذه الغاية (الحقول المرنة DFF) في شاشة التوزيعات في نظام المقبوضات

• اعداد طلب الخطة المالية بمبلغ النفقة المتوقع بغض النظر عن رصيد الحوالات المالية المدور من الشهر السابق.
• عند اعداد خطة مالية عادية يراعى عدم تجاوز النفقة المتوقعة للرصيد المتاح للخطة المالية والذي يمثل المقدرالسنوي مطروحاً منه النفقات الفعلية حتى تاريخه.
• عند اعداد خطة مالية استثنائية يراعى عدم تجاوز مبلغ الخطة المالية (النفقة المتوقعة خلال الشهر) المتاح  للخطة المالية والذي يمثل المقدرالسنوي مطروحاً منه (النفقات الفعلية حتى تاريخه+مبلغ الخطة المالية المعتمدة).
• يراعى اعداد الخطة المالية لكل اشهر السنة المالية وتحديثها باستمرار في كل شهر والتي سيتم عكس هذه التوقعات على خطة التدفقات النقدية لتحديد التمويل المطلوب لبنك الخزينة ووقت الحصول على هذه التمويل.

• التأكد من ادخال تاريخ التطابق في شاشة سطور كشف البنك عند عمل مطابقة يدوية.
• التأكد من عمل تخزين (حفظ) بعد ادخال تاريخ التطابق يدوياً.
• تحميل الملفات البنكية لحسابات الامانات والايرادات بعد التأكد من تصنيف (الفيش البنكية)  لغالبية وصول المقبوضات التي تقبض بطريقة قبض البنك العام.
• مطابقة كافة القيود التصحيحية والتي ينتج عنها قيود دفترية من خلال عملية التسوية الدفترية قبل نهاية الشهر ان امكن ذلك.
• مراعاة ادخال رمز الحركة عند اضافة سطر جديد في كشف البنك.

يعتمد بناء الخطة المالية للإيرادات على المقدر السنوي للإيرادات، وعلى الإيرادات الفعلية المتحققة خلال السنة الماضية، حيث يتم بناء التوقعات للسنة الحالة على أساس شهري.

ويعتمد بناء الخطة المالية للنفقات على المقدر السنوي ضمن قانون الموازنة العامة للدولة، وعلى الالتزامات المدخلة على نظامي المشتريات والمدفوعات، وعلى أرصدة الحوالات الحرة.

وتعتبر الخطة المالية لكل من الإيرادات والنفقات مرجعا رئيسيا لإصدار الحوالات المالية، كما تعتبر جزءاً رئيسياً في بيانات خطة التدفقات النقدية لخزينة الدولة.

من المعروف بأن كل وزارة أو مؤسسة حكومية بحاجة إلى الحصول على السقف المالي المطلوب من قبل وزارة المالية/ مديرية الخزينة العامة حتى يتسنى لها إصدار الشيكات والدفع للمستفيدين على حساب بنك النفقات.

ويتيح نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية إمكانية الاطلاع إلكترونيا وبشكل مباشر على أهم البيانات المالية المتعلقة بالوزارة أو المؤسسة ليتم طلب السقف المالي في ضوئها ومن جملة ذلك: رصيد السقف المالي غير المستخدم، والحد الأقصى المسوح به لطلب السقف المالي والذي يمثل رصيد الحوالات المالية الجارية والرأسمالية للوزارة او المؤسسة، وكذلك بيانات الحوالات المالية الصادرة، والخطة المالية، والمقدر الشهري، ورصيد السقف المالي لدى البنك المركزي.

وسيتم في المستقبل إدخال المزيد من التطوير على الآلية من خلال الربط المباشر مع البنك المركزي فور شروعه البنك بتطبيق نظام الـ e-Banking.

يتم ذلك بالتنسيق ما بين مديريات الخزينة العامة والدين العام والإيرادات الحكومية في وزارة المالية، ودائرة الموازنة العامة، وذلك من خلال الانطلاق من رصيد البنك في أول المدة، ومن ثم احتساب المصادر الداخلة والخارجة من هذا الرصيد (مقبوضات ومدفوعات) وفق توقعات وتقديرات الوزارات والمؤسسات الحكومية في خططها المالية السنوية، وصلا إلى تحديد رصيد البنك المتوقع في نهاية المدة.

يعتمد بناء الخطة المالية للإيرادات على المقدر السنوي للإيرادات، وعلى الإيرادات الفعلية المتحققة خلال السنة الماضية، حيث يتم بناء التوقعات للسنة الحالة على أساس شهري.

ويعتمد بناء الخطة المالية للنفقات على المقدر السنوي ضمن قانون الموازنة العامة للدولة، وعلى الالتزامات المدخلة على نظامي المشتريات والمدفوعات، وعلى أرصدة الحوالات الحرة.

وتعتبر الخطة المالية لكل من الإيرادات والنفقات مرجعا رئيسيا لإصدار الحوالات المالية، كما تعتبر جزءاً رئيسياً في بيانات خطة التدفقات النقدية لخزينة الدولة.

يتم ذلك بالتنسيق ما بين مديريات الخزينة العامة والدين العام والإيرادات الحكومية في وزارة المالية، ودائرة الموازنة العامة، وذلك من خلال الانطلاق من رصيد البنك في أول المدة، ومن ثم احتساب المصادر الداخلة والخارجة من هذا الرصيد (مقبوضات ومدفوعات) وفق توقعات وتقديرات الوزارات والمؤسسات الحكومية في خططها المالية السنوية، وصلا إلى تحديد رصيد البنك المتوقع في نهاية المدة.

ويتم خلال هذه العملية الأخذ بعين الاعتبار التدفقات المتوقعة للحسابات الموحدة في ضوء الحركات المالية التي تتم على حسابات الأمانات المفتوحة لدى البنك المركزي والبنوك التجارية، وكذلك بيانات نظام إدارة الدين العام DMFASمن خلال الربط الإلكتروني مع نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFIMS.

يمكن من خلال الموقع الاطلاع على الآليات المفصلة التي تمكّن المتعاملين مع النظام التعرّف على الإجراءات الفنية والمالية الواجب اتباعها عند التعامل مع المراحل المختلفة لإدارة العمليات المالية في الدوائر الحكومية، وعلى المراحل المختلفة التي يمرّ بها إعداد الموازنة العامة والمعلومات القانونية والفنية المتعلّقة بها. ويمكن الحصول على هذه الملفات في هذا الموقع من خلال "محاور المشروع/العمليات المالية والمحاسبية".

سيطبق نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية GFMISعلى جميع الأجهزة المالية والمحاسبية الحكومية، انطلاقا من وزارة المالية والى كافة الوزارات والمؤسسات الحكومية، وعددها 48 جهة معنية. ويمكن الاطلاع على قائمة بهذه الجهات من خلال هذا الموقع (عن النظام).

نعم، سيتم توفير مجموعة من الدورات التدريبية لجميع مستخدمي النظام من كافة المستويات، لضمان إتقانهم للنظام وللعمليات المستخدمة فيه بشكل يومي، ولإنجاز الأعمال اليومية المتعلقة بمهام موظفي الوزارات والدوائر الحكومية والمستخدِمين للنظام. وصُممت هذه الدورات التدريبية بشكل خاص لتأهيل العاملين في مشروع GFMIS، على أن يتم عقدها في نهاية المرحلة التجريبية للمشروع وخلال المرحلة الانتقالية كذلك.

لا يتطلب النظام إتقان اللغة الانجليزية، حيث أن معظم شاشات النظام معرّبة، إلا أن معرفة المصطلحات الخاصة بأنظمة أوراكل المالية تعدّ ميزة إضافية، وعامل مساعد لمستخدمي النظام.

بالتأكيد فلن يحدث شيء من هذا القبيل، حيث سيتم قبل البدء بتطبيق النظام مراجعة المهام والمسؤوليات المناطة به، وتوزيعها على الموارد البشرية بما يتناسب مع خبراتهم ومؤهلاتهم، وبناءاً على توصيات المدراء المباشرين.

يمكن الدخول الى النظام من خلال متصفح الانترنت، باستخدام الرابط الإلكتروني الخاص بالنظام، حيث سيتم توفير اسم مستخدم وكلمة مرور لكل مستخدم، ولدى دخوله سيتم عرض جميع الصلاحيات المتاحة له والمسؤوليات التي تقع على عاتقه.

نعم، سيتم استبدال الممارسات الحالية لتنفيذ الإجراءات المالية، والتي تعتمد على السجلات اليدوية أو بعض الأنظمة غير المترابطة، ليحل محلها نظام مالي موحد يوفّر الترابط بين جميع الوظائف المالية التي تشمل إعداد الموازنات، وجميع مراحل الدورة المحاسبية الحكومية، وإصادر الحساب الختامي بشكل مؤتمت، وسيتم تزويد كل موظف سيتعامل مع النظام بالأدلة والتعليمات والإرشادات اللازمة لتشغيل النظام .

سيوفّر النظام المعلومات الدقيقة والشاملة والموثوقة التي تساعد على تحسين كفاءة الإدارة المالية، كما يوفر التغطية الشاملة لكافة عمليات إدارة الموازنة والإدراة المالية الحكومية، والقدرة على تبادل المعلومات المالية بسرعة وبسهولة، إضافة إلى شفافية البيانات المالية، وتفعيل وظائف الرقابة المالية، ودعم اتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب.